Conseil d’administration du samedi 27 janvier 2018 mairie de Saint Laurent, 47130

 

Présents : Chazallon Josette ; Renard Daniel ; De Chizeaulx Anne-Marie ; Chazallon Jean ; André Furlan ; Barcelot Marie-Louise ; Cohen Jean-Marc ; Guillard Michel ; Leplant Pierrette ; Tarozzi Francis ; Catrou Jean-Marie ; Dedieu Paul ; Pessot Marie-France ,Aili Jocelyne ; Seurin Roger ; Montaut Cathy ; Arthur Jude

Excusés : Viaut Jacques ; Launet Colette ; Boulmier Muriel ; Capot Gilles ; Cuvelier Henri-Jean ; Debrove Laurence ; Hamani Farida

Absents : Lacombe Rhada, Ansaldi Jean-Paul

  • Salutation à l’assemblée de la part de Josette Chazallon, remerciements  au  maire de la ville de Saint Laurent, Monsieur Clua.

 

  • Lecture du rapport du Conseil d’administration précédent, du 17 août 2017, lecture faite par le secrétaire adjoint Monsieur André Furlan.

 

  • Présentation par Madame Josette Chazallon des nouveaux candidats pour le conseil d’administration ;

– Monsieur Guy Clua, maire de la ville de Saint Laurent et vice-président national des maires ruraux de France

– Monsieur Saurin, président de la fédération départementale de « Génération mouvements »

– Madame Jocelyne Aili, chargée de mécénat et animatrice au CCas et  la mairie de Marmande

– Madame Cathy Montaut, journaliste et écrivain public

4- Une très bonne présentation de la part des candidats. Madame Chazallon mentionne que se sont toujours les mêmes personnes présentes lors des conseils, elle souligne trop d’absences. Pour remédier à cela un projet a été formulé : chaque membre du conseil d’administration pourra nommer un membre de sa propre association pour le remplacer. Projet en étude, à savoir qu’une approche sera faite pour voir les légalités possibles, et, particulièrement comment un remplaçant peut avoir le pouvoir de vote, une fois tout concrétisé le projet sera ajouté au règlement intérieur, à savoir que les remplaçants nommés seront toujours les mêmes pour éviter les débordements. Dans l’ensemble cette idée à été reçue positivement de toutes les personnes présentes au conseil.

5- Ordre du jour, gala de Foulayronnes

  • Gala des associations le 10 mars 2018 à Foulayronnes, le Galion est bien disponible le 10 mars.

B- Des responsables de son et lumière sont disponibles cette année par le      Galion, ce qui nous enlève une épine du pied.

C- Les grandes lignes du déroulement de la journée sont ; L’AG, qui va se faire de   15h00 à 18h00, l’apéritif à 18h00 sous le chapiteau, avec auberge espagnole et musique  des Carav’elles (comme l’an passé), de 20h30 à 00h00 le Gala, spectacle.

6- Besoin de volontaires, Daniel Renard explique toutes les associations qui vont faire un spectacle + l’organigramme du Gala. La liste des associations qui vont présenter une performance, disponible en ligne sur le site.

7- Les portes sont ouvertes à 14h00, la nourriture pour l’auberge espagnole directement dans les cuisines, située prés de la salle de Gala. Il faut 2 responsables qui s’occupent de l’accueil des associations et de la réception de la nourriture dirigée vers la cuisine. Pointage des listes des associations présentes : Au comptoir pour le paiement  des adhésions, les reçus seront envoyés ultérieurement par mail pour gagner du temps.

8- Jean Chazallon à mentionné qu’il a besoin de 5 personnes pour le comptoir de paiement, Nous avons constaté sur le site, que très peu ont déjà enregistré les personnes enregistrés, mais il reste encore suffisamment de temps.

9- 19h30 Gala : Pointage à la réception des invités sur la liste, faite alphabétiquement. Réception du Gala : 2 personnes au comptoir, 2 personnes à l’accueil, chaque groupe avec une liste alphabétique

10- 3 volontaires pour la vente des programmes du Gala, le prix du programme à était fixé à 1€, 200 exemplaires suffisent.

11- Chapiteau : il est impératif de couvrir la nourriture avec un drap avant l’ouverture de l’auberge espagnole, les volontaires du chapiteau seront en charge à 16h00. Vérifié à 16h00 que le chauffage fonctionne afin que le chapiteau soit à bonne température, et vérifier que toutes les prises électriques fonctionnent ainsi que les micros et les lumières. Le repas sera rehaussé par de la musique : le groupe Carav’elles. Reste à savoir quels repas et apéritif serons servis. Il semble que nous avons besoins de 200 chaises, mais nous attendons la semaine qui précède l’ouverture du gala pour estimer un nombre plus précis.

12- Josette Chazallon mentionne que tous les ans nous avons un problème pour le nettoyage ! Cette année les invités devront déposer leur assiette dans des containers mis à disposition.

13- Pour le Gala,  Jude est le responsable des répétitions du spectacle et de la sécurité avec, Pierrette Leplant 1er adjointe et Jocelyne 2éme adjointe.

14- Des billets de tombola, fixé à 1€ seront disponibles dés 14h00, jusqu’à 19h30 après le dessert, le jambon sera toujours de mise, pour le gros prix, une télé est en demande. Nous rappelons aussi que la vente des programmes se fera pendant l’AG. Un entracte est prévu de 30 min, de 22h00 à 22h30, Jean Marc Cohen volontaire pour la buvette.

15- Le bouquet floral qui décorera la table de L’AG sera délicatement préparé par Jocelyne.

16- Une discussion à était ouverte concernant l’organisation d’un loto, une fois que Francis Tarozzi aura donné une copie des conventions et de la règlementation en vigueur apporté au loto organisé pas les associations. Une fois les copies en main le projet suivra son cours.

17- Un projet à était soumis par Josette Chazallon, pour une recherche de fonds financiers, les magiciens de Moncrabeau proposent un spectacle de 2h00 avec entracte. C’est à Paris 47 de trouver la salle, le billet d’entré est de 14 € et les magiciens retournent 4€ pour pari 47, nous avons déjà la mairie de Lafitte-sur-lot qui accepte de prêter une salle pour cette première.

18- Pour le salon des associations de Paris 47, de nouveau à Marmande pour 2018, toute est ok, mais nous attendons de voir qu’elle est la date du salon des associations du marmandais pour fixer la date début septembre. Envoi d’un questionnaire (concernant le salon des associations 2018) 1 mois/1 mois et demi avant le salon des associations. Vide -grenier définitivement abandonné pour le futur, loto sera le projet de remplacement.

19- Les 500 € de subvention par Groupama, en instance de réponse suit à la nouvelle présidence du groupe.

20- Finance :

Compte positif à ce jour : chiffre du salon des associations 2017 est équilibré. La politique de gratuité à l’entrée du Gala est toujours à l’unanimité.

André Furlan, secrétaire adjoint

Prenez note sur votre calendrier :

*samedi 24 mars 2018 : réunion de tous les responsables pour l’’AG et le gala AU GALION A FOULAYRONNES à 14 h30

 *samedi 17 mars 2018 : réunion du Conseil d’administration (le lieu n’étant pas encore défini)

Conseil d’administration du samedi 27 janvier 2018